Rechnung schreiben, ohne etwas zu übersehen
Oben ausfüllen, rechts sehen Sie die fertige Rechnung. Die Prüfspalte sagt Ihnen
in Echtzeit, welche gesetzliche Pflichtangabe noch fehlt – bevor die Rechnung
beim Kunden liegt. Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Installation.
Warum drei verschiedene Regelwerke?
Weil es nicht einen Katalog an Pflichtangaben gibt, sondern drei. Das ist der
häufigste Irrtum beim Rechnungschreiben: Viele Vorlagen und Anleitungen prüfen stur gegen
§ 14 UStG und melden dadurch Fehler, die gar keine sind – oder übersehen echte.
| Ihre Situation | Es gilt | Besonderheit |
|---|
| Regelfall | § 14 Abs. 4 UStG |
Alle zehn Pflichtangaben, inklusive fortlaufender Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt |
| Rechnung bis 250 € brutto | § 33 UStDV |
Nur vier Angaben. Empfängeranschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt sind nicht nötig |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | § 34a UStDV |
Eigener Katalog: Empfängeranschrift ist Pflicht, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt dagegen nicht |
Das Werkzeug erkennt Ihre Situation automatisch und zeigt bei jeder Prüfzeile den Paragrafen an,
auf dem sie beruht. Alle Angaben sind gegen die amtlichen Fassungen auf
gesetze-im-internet.de
geprüft.
Achtung: Viele Rechnungsvorlagen sind seit 2025 veraltet
Zum 1. Januar 2025 wurde § 19 UStG neu gefasst. Der Umsatz eines Kleinunternehmers ist seither
ausdrücklich steuerfrei – vorher hieß es, die Steuer werde „nicht erhoben“.
Damit ist auch der Hinweis auf der Rechnung ein anderer: Nach § 34a Nr. 5 UStDV braucht es einen
Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Verbreitete Formulierungen wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“
bilden die alte Rechtslage ab. Wer eine Word-Vorlage aus 2023 weiterbenutzt, schreibt sie bis heute
mit. Dieses Werkzeug setzt automatisch die aktuelle Formulierung ein.
Ihre Daten verlassen Ihren Browser nicht
Rechnungen enthalten Kundennamen, Adressen und Beträge. Die meisten Online-Rechnungstools
laden diese Daten auf einen Server. Dieses hier nicht: Es besteht aus einer einzigen Datei, die
vollständig in Ihrem Browser läuft. Es gibt kein Nutzerkonto, keine Anmeldung und keine
Datenübertragung. Ihre Eingaben liegen im lokalen Speicher Ihres Browsers.
Das hat eine praktische Kehrseite, die man wissen muss: Wenn Sie die Browserdaten
löschen, sind auch Ihre Eingaben weg. Nutzen Sie deshalb die Schaltfläche „Sichern“ –
sie legt alles als Datei auf Ihrem Rechner ab.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Im Regelfall verlangt § 14 Abs. 4 UStG zehn Angaben: vollständiger Name und Anschrift beider
Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende und einmalig
vergebene Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach
Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Grundstücksleistungen an
Privatpersonen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht sowie bei Abrechnung durch den Empfänger
die Angabe „Gutschrift“.
Welche Angaben braucht eine Rechnung unter 250 Euro?
Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV vier Angaben: Name und
Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt
und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz.
Wichtig: Diese Erleichterung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen,
Fernverkauf oder Reverse-Charge (§§ 3c, 6a, 13b UStG). Dafür gibt es oben einen eigenen Schalter.
Wie muss der Kleinunternehmer-Hinweis lauten?
Er muss deutlich machen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Nr. 5 UStDV).
Das Werkzeug schreibt: „Für diese Lieferung oder sonstige Leistung gilt die Steuerbefreiung für
Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Ein Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer
ausweisen – sonst schuldet er sie nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt, auch wenn er sie nie
vereinnahmt hat. Im Kleinunternehmer-Modus ist die Steuerauswahl deshalb gesperrt.
Braucht eine Kleinunternehmerrechnung eine fortlaufende Nummer?
Gesetzlich nicht: § 34a UStDV führt sie nicht auf. Die vollständige Anschrift des Empfängers ist
dagegen auch bei kleinen Beträgen Pflicht, weil die 250-€-Erleichterung hier nicht greift.
Für die eigene Buchführung ist eine lückenlose Nummerierung trotzdem sinnvoll.
Ab wann gilt die Kleinunternehmerregelung?
Seit 2025 gelten die Grenzen 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr.
Ob die Regelung für Sie günstig ist, hängt von Ihrer Situation ab – das ist eine Frage für Ihr
Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.
Kostet das Werkzeug etwas?
Nein. Alle Funktionen sind kostenlos und vollständig nutzbar – Rechnungen schreiben, die
Pflichtangaben-Prüfung, eigenes Logo, Kundenliste, PDF-Export sowie XRechnung und ZUGFeRD.
Es gibt keine Anmeldung, keine Testphase, keine Werbung und keine Bezahlfunktion.
Das Werkzeug ist ein privates Projekt. Wenn daraus einmal ein kostenpflichtiges Angebot
werden sollte, steht das vorher deutlich auf dieser Seite.
Kann ich damit E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) erstellen?
Beides, ja. Das Werkzeug erzeugt wahlweise
- eine XRechnung als reine XML-Datei (CII nach EN 16931, XRechnung 3.0), oder
- ein ZUGFeRD-PDF – ein PDF/A-3, in dem dieselben Rechnungsdaten als XML
eingebettet sind. Eine Datei, die Ihr Kunde ansehen und maschinell einlesen kann.
Beides ist mit den amtlichen Prüfwerkzeugen getestet: das PDF mit veraPDF
(Ergebnis: PDF/A-3B bestanden), die Rechnungsdaten mit dem KoSIT-Validator
(Ergebnis: „acceptable“) – geprüft für Regelbesteuerung, Kleinunternehmer und Gutschriften.
Wer das überhaupt braucht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen
empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift ab 2027 für größere und ab
dem 1. Januar 2028 für alle im inländischen B2B-Bereich. Dauerhaft befreit sind
Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Rechnungen an Privatpersonen und Beträge bis 250 €.
Offline benutzen
Das gesamte Werkzeug ist eine einzige Datei. Sie können sie herunterladen
und danach ohne Internet benutzen – auf dem Rechner, auf einem USB-Stick, im Keller ohne Empfang.
Es wird nichts nachgeladen, weil es nichts nachzuladen gibt.
⬇ Werkzeug herunterladen
(eine HTML-Datei, ca. 285 KB) – danach per Doppelklick öffnen.
Datenschutz
Rechtlicher Hinweis: Dieses Werkzeug erstellt Rechnungen und
prüft formale Pflichtangaben nach § 14 UStG, § 33 UStDV und § 34a UStDV. Es ist keine
Buchhaltungssoftware und ersetzt keine Steuerberatung. Für die GoBD-konforme Aufbewahrung Ihrer
Rechnungen sind Sie selbst verantwortlich. Sonderfälle wie Reverse-Charge, innergemeinschaftliche
Lieferungen, Differenzbesteuerung oder Anzahlungsrechnungen werden nicht geprüft.
Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich ist stets der Gesetzestext.